सरकारी अधिकारियों से बात करते समय यह 8 बातें याद रखें!


Posted March 27, 2021 by humaarisarkaar

काम के सिलसिले में कई बार आपको अलग-अलग दफ्तरों में जा कर सरकारी अधिकारियों से मिलना होता होगा।

 
काम के सिलसिले में कई बार आपको अलग-अलग दफ्तरों में जा कर सरकारी अधिकारियों से मिलना होता होगा। शायद जब आप पहली बार गए होंगे, तो आपको पूरी तरह से पता भी न हो, की आखिर वहाँ कैसे जाना है और वहाँ जाकर किस प्रकार अपनी बात रखनी है? क्या क्या तैयारी करके जानी है? फॉलो उप कितने दिन के बाद उचित है? हमारी तरह, आपके भी पहले कुछ अनुभवों में ऐसे सवाल उठते होंगे!

नौकरशाही का काम करने का अपना एक तरीका है, और उनसे सही तरीके से जुड़ने के लिए, उनके ही अंदाज़ में चलना एक समझदार तरीका है।

ऐसे में, सरकारी अधिकारियों के साथ जुड़ने के समय कुछ छोटी मगर महत्वपूर्ण चीज़ों का ध्यान रखने से आपका काम आसान और जल्दी बन सकता है। यह बातें आपको न सिर्फ अधिकारियों से मिलने में मदद करेंगी, मगर उनसे मिलने के पहले की तैयारी और मिलने के बाद की प्रक्रिया से भी आपका परिचय होगा।

1) हाव-भाव और आपकी वेशभूषा पर ध्यान देना और समय पे पहुँचना ज़रूरी
अधिकारी वर्ग से मिलने से पूर्व वेशभूषा पर आपको खास ध्यान देने की आवश्यकता होगी, क्योंकि वेशभूषा पर आपने अगर ध्यान न दिया तो यह आपके कार्य को काफी हद तक प्रभावित भी कर सकता है. बहुत ही चटकदार-भड़कीले कपड़ों इत्यादि का इस्तेमाल न करे | अधिकारी वर्ग से मिलने के लिए हमेशा फार्मल ड्रेस को ही पहने| अगर अधिकारी वर्ग के साथ मिलने का समय या अपॉइंटमेंट आपने ले रखा है, तो समय से 10 मिनट पहले कार्यालय में पहुँच जाए और अगर किसी कारण देर हो ही जाए तो फोन के माध्यम से सूचित करना सुनिश्चित करे |

2) शारीरिक हाव – भाव को न भूलें
अधिकारी वर्ग से बातचीत के दौरान अपनी बात के साथ आपके हाव-भाव भी आपके पक्ष या विपक्ष में काम कर सकते हैं। कहने का अर्थ है कि दोनों में तालमेल आवश्यक है | अपनी बात को बोलते समय बहुत ऊँची आवाज में ना बात करें और ना ही बहुत धीरे से बोलें, ना ही किसी प्रकार के व्यंग्य का इस्तेमाल करे |

3) सही दस्तावेज़ लेकर पहुँचे
अधिकारी वर्ग अधिकतर कुछ ना कुछ दस्तावेज मांगते हैं, ख़ास तौर से तब जब आपको कुछ सूचना लिखित में चाहिए हो। इसलिए आवयश्क है की आप सही पत्राचार ले कर पहुंचे। इस पत्र को सही स्पष्ट तरीके से लिखना आवश्यक है, क्योंकि इसके ही आधार पर आपको सूचना दी जायगी।

इस पात्र में सभी उचित जानकारी होनी चाहिए जैसे आपकी संस्था का कार्य, सूचना माँगने के पीछे आपका उदेश्य, सूचना को कहाँ प्रयोग में लायेंगे आदि. और अगर आप उनसे कुछ दस्तावेज़ चाहते हैं तो जिस भी दस्तावेज़ की जानकरी चाहिए उसके बारे में स्पष्ट विवरण होना चाहिए | पत्र में विषय का उल्लेख दिनांक स्पष्ट रूप से लिखा होना चाहिए |

4) उचित अधिकारी की पहचान पहले से ही करना अच्छा तरीका है
अधिकारी वर्ग को मिलने से पहले हमें अपने काम के लिए उचित अधिकारी पहले से ही पहचान लेने चाहिए । यह जानकारी हमें कार्यालय से मिल सकती है| हर विभाग के अंदर जन सूचना अधिकारी, प्रचार प्रसार अधिकारी होते है जिनका कार्य होता है विभाग के अंदर नई गतिविधियों से आम-जन को परिचित करवाना- वह बताते हैं की किस अधिकारी के पास क्या क्या जिम्मेदारी है | यह सब जानकारी होने से कार्य के शुरुआत से ही हम सही दिशा में और सही व्यक्ति के पास जा सकते हैं। यह भी पता करना चाहिए कि कौन से अधिकारी के पास क्या अलग अलग शक्तियाँ हैं, और उनके काम करने का तरीका कैसा है।

5) अधिकारी से मिलते ही संक्षिप्त परिचय
अधिकारी से भेट करते ही, सबसे पहले आप अपना संक्षिप्त परिचय दीजिये और अपनी संस्था व विभाग के बारे में बताईये। आपका कार्य किस प्रकार का है, एवं आपके मिलने का उद्देश्य स्पष्ट रूप से अधिकारी के सामने आना चाहिए| संक्षिप्त और सही तरीके से परिचय देने के लिए पहले से इसको सोचना और अभ्यास करना ज़रूरी है। साथ ही साथ अपनी संस्था व विभाग की नवीनतम शोध रिपोर्ट, विवरणिका, पत्रिका आदि को साथ में लेकर चलना चाहिए ताकि आपकी संस्था के बारे में उन्हें और सम्पूर्ण जानकारी मिल सके।

6) विषय से सम्बंधित ज्ञान का होना आवश्यक
जब भी अधिकारी वर्ग से सबंधित विषय को लेकर आपकी बैठक हो, तो उससे पूर्व विषय को लेकर अधयन्न कर के जाना आवश्यक है | यह ज़रूरी है क्योंकि उसी आधार पर आप की बात से और विचारों से आप के बारे में अधिकारी आप के प्रति एक पहचान बनाते है| यह सुनश्चित करना भी जरुरी है कि अपनी बात को तो रखे ही साथ में उनके विचारों को भी सम्मान दे |

7) सूचना के लिए पत्र होना आवश्यक
निजी अनुभव के आधार पर मैं बताना चाहता हूँ कि अधिकारी वर्ग से किसी भी तरह की सूचना हासिल करनी हो तो सर्वप्रथम इसके लिए पत्र तैयार कर ले क्योंकि अधिकारी वर्ग किसी भी तरह की सूचना /दस्तावेज बिना किसी अनुमति पत्र के साथ आपके साथ सांझा नही करेंगे यह इसलिए भी है कि अगर कल कोई विभागीय जांच पड़ताल तो होती है तो उन पर किसी भी तरह की कारवाई हो सकती है |

8) धीरज रखना ज़रूरी है
यह सब बातें ध्यान में रख के चलने पर भी शायद आपका काम उतनी आसानी से ना हो जितना आप चाहें। ऐसे में यह याद रखना ज़रूरी है कि सरकार के साथ काम करने में धीरज बनाये रखना अनिवार्य। है। सरकार के साथ काम करने में और चीज़ें आगे बढ़ने में समय लग सकता है इसलिए यह बात ध्यान में ज़रूर रखें। https://humaarisarkaar.in/%E0%A4%B8%E0%A4%B0%E0%A4%95%E0%A4%BE%E0%A4%B0%E0%A5%80-%E0%A4%85%E0%A4%A7%E0%A4%BF%E0%A4%95%E0%A4%BE%E0%A4%B0%E0%A4%BF%E0%A4%AF%E0%A5%8B%E0%A4%82-%E0%A4%B8%E0%A5%87-%E0%A4%AC%E0%A4%BE%E0%A4%A4/
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Last Updated March 27, 2021